Poste Assistante administrative / Hôtesse d'accueil

Nous recrutons pour nos résidences, un Assistante administrative / hôtesse d’accueil

L’assistant assure l’accueil physique et téléphonique et intervient sur une partie de la gestion administrative et locative de la résidence. Il est au contact avec les résidents et les visiteurs. L’assistant renseigne sur les services et animations de la résidence, sur la vie de quartier, les commodités, les aides. Il intervient en appui au responsable de la résidence.

Missions 

Accueil physique et téléphonique :

  • accueille, renseigne et assiste les résidents et les visiteurs
  • oriente et accompagne vers l’interlocuteur, le service ou le lieu demandé
  • contrôle l'accès et la circulation des personnes au sein de la résidence
  • répond aux différentes demandes des résidents (animations, activités, sorties, vie de quartier, aide administrative…)

Gestion des services de la résidence :

  • assure l’organisation et le déroulement des animations
  • diffuse l’information aux résidents par voie d’affichage et autres supports : programmes animation, menus restauration, actualités de quartier, évènements….
  • planifie et organise les RDV des intervenants extérieurs : coiffeur, esthéticienne, pédicure…
  • gère le planning du personnel de la résidence, dans le cadre des services à la personne (aide à domicile, livraisons de courses, accompagnement….) sous la responsabilité du responsable de site
  • réalise le suivi administratif des prestations réalisées
  • organise les commandes des résidents (livraisons de courses, réservations billets…)

Gestion administrative :

  • gestion du courrier (collecte, distribution, classement) des séniors et de la résidence
  • réalisation de tâches administratives courantes : prise de messages, rédaction de courrier, compte rendu, organisation du classement administratif
  • saisie des fichiers résidents, des locations et des services à la carte (restauration, services à la personne…)
  • Mise à jour des dossiers et fichiers
  • Saisie et suivi des éléments préalables à la facturation

Profil 

Bac à Bac +2 Expérience significative dans le secteur sanitaire et social, gestion d’entreprise, immobilier ou services à la personne. Maitrise des outils informatiques

Procédure pour postuler 

Les candidatures doivent être envoyées par e-mail à l'adresse suivante : recrutement@ovelia.fr